Jak integrować zespoły, czyli zarządzanie różnorodnością w MŚP

W małej i średniej firmie zarządzanie różnorodnością to codzienność i wielkie wyzwanie dla właściciela i menadżerów. Jeśli firma zatrudnia kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, na pewno wśród nich znajdą się pracownicy w różnym wieku, różnej płci, z różnym stażem zawodowym i doświadczeniami. Te wszystkie aspekty wpływają na zróżnicowanie oczekiwań pracowników, między innymi, wobec kultury komunikacji, organizacji świętowania oraz spotkań integracyjnych, benefitów.

Różnice te szczególnie będą ujawniać się w mniejszych firmach, gdzie np. nieobecność nawet kilku pracowników na ogólnofirmowym spotkaniu będzie widoczna. Jak wobec tego „dogodzić” każdemu i zorganizować świętowanie firmowe, które dla wszystkich będzie przyjemnością, a nie obowiązkiem. Pracodawca, chcąc stworzyć motywujące, sprzyjające efektywnej pracy i rozwojowi środowisko musi brać pod uwagę te oczekiwania i starać się im sprostać. Tylko wtedy budżet przeznaczony na te obszary będzie przynosił realne korzyści w postaci np. większego zaangażowania pracowników i małej rotacji.

Benefity według potrzeb

Najlepiej byłoby zastosować rozwiązania pozwalające każdemu pracownikowi dobrać benefity do swoich potrzeb np. w ramach przyznanego budżetu. Jednak zarządzanie takim rozwiązaniem jest bardzo czasochłonne i kosztowne. Dostępne na rynku rozwiązania cafeteryjne są przygotowane głównie z myślą o dużych organizacjach i przy kilkudziesięciu osobach często zarządzanie takim systemem pochłania znaczny procent budżetu.

Wspierając małe firmy, często spotykamy się z prośbą o przeprowadzenie ankiety dotyczącej preferowanych opcji np. pracy zdalnej, benefitów czy sposobu organizacji wyjścia firmowego. Z doświadczenia wiemy, że wynikiem takiej ankiety w firmach zatrudniających 20-30 osób jest uzyskanie kilku do kilkunastu propozycji.

I co dalej? Zwykle na każdą z nich głosuje od 3 do 5 osób, więc trudno wybrać opcję, która zadowoli większość. Ankieta w takiej sytuacji często powoduje dodatkowe rozbudzenie oczekiwań i chaos informacyjny, a nie przybliża, w żaden sposób, do uzyskania rozwiązania.

W małych firmach szczególnie warto podejść do tego typu zagadnień w sposób partycypacyjny. Stwarzając takie warunki, aby pracownicy mieli poczucie wpływu na ostateczną decyzję. W małych grupach dochodzenie do porozumienia wymaga podejścia, które angażuje wszystkich uczestników i pozwala na wypracowanie wspólnego stanowiska.

Metody takie są bardziej czasochłonne od przeprowadzenia ankiety, lecz rozwiązania, które w ten sposób powstają, są lepiej przyjmowane, nawet przez osoby, które na początku mają inne zdanie.

Zaangażowanie

Żeby osiągnąć konsensus, trzeba zaangażować ludzi do dyskusji, w ramach której każdy będzie miał czas na przedstawienie swoich argumentów. Wśród nich mogą pojawiać się takie, które będą też ważne dla innych, co będzie stanowiło podstawę porozumienia i poszukiwania rozwiązań uwzględniających te najczęściej się pojawiające.

Zaproszenie pracowników do takiej dyskusji pomaga nie tylko rozwiązać pojedynczą sytuację, np. wybrać miejsce na spotkanie integracyjne, ale również pozwala się poznać wzajemnie współpracownikom i w przyszłości sprawniej dobierać adekwatne rozwiązania. W związku z powyższym nakład czasu poświęcony na taką dyskusję może usprawnić inne procesy w firmie.

Dzięki angażowaniu pracowników w dyskusje nad takimi tematami jak benefity czy świętowanie pracodawca może wiele zyskać. Dzięki temu, że pomysły zostają wypracowane przez samych pracowników, czują się oni bardziej odpowiedzialni za wypracowane rozwiązanie, co znowu zwiększa szanse na aktywny udział w czasie realizacji. Jednocześnie we wspólnych dyskusjach poruszane są różnorodne argumenty, które pozwalają się poznać wzajemnie i porozumieć na wielu polach.

Na początku takich spotkań pojawiają się sytuacje, które mogą być trudne. Brak zrozumienia dla różnych potrzeb może prowadzić do konfliktów. Dlatego taki proces powinien przebiegać w określonych warunkach. Właściciel, szef, lub osoba przez niego wyznaczona powinna przedstawić zasady takiego spotkania, sprawdzić zrozumienie tych zasad, a w trakcie dyskusji pilnować ich stosowania. Jest to bardzo ważna rola i osoba, która zostanie do niej wyznaczona, powinna posiadać wysoko rozwinięte kompetencje społeczne.

W trochę większych firmach (powyżej 20 osób) trudno zaangażować jednocześnie wszystkich w dyskusję. Można wtedy zastosować stopniowe dochodzenie do porozumienia, zaczynając od dyskusji w mniejszych zespołach i prezentacji wypracowanych przez nie pomysłów na forum całej firmy.

W firmach zatrudniających powyżej 50 osób można podzielić taki proces na kilka etapów. Na początek powinny zostać przedstawione brzegowe warunki, które muszą spełniać wszystkie proponowane rozwiązania, np. w przypadku ustalania benefitów może to być budżet. Firma może przygotować propozycje, warto jednak pozostawić taki katalog otwarty i zaznaczyć, że na tym etapie nie będzie dokonywana selekcja rozwiązań. Ta część powinna być anonimowa, dzięki czemu można uzyskać więcej kreatywnych pomysłów.

Rozwiązania

W kolejnym etapie przedstawione zostają wszystkie zebrane pomysły. Można to zrobić, np. udostępniając plik z krótką prezentacją każdego rozwiązania. Jeśli wśród nich pojawiły się takie, które nie spełniają wcześniej założonych warunków brzegowych, zostają z góry odrzucone. Następnie warto zaangażować pracowników w przedstawienie argumentów za i przeciw prezentowanym rozwiązaniom.

Trzeba podkreślić, że to nie jest czas na głosowanie. W zależności od struktury firmy i funkcjonujących w niej sposobów komunikacji można Ten etap zorganizować zdalnie, udostępniając możliwość komentowania poszczególnych pomysłów np. w intranecie, lub na kilku spotkaniach w mniejszych zespołach. Po tym etapie powinny zostać wybrane pomysły z największą ilością pozytywnych komentarzy. Jeśli nadal nie udało się osiągnąć konsensusu, można powtórzyć zaproszenie do dyskusji nad okrojoną lista, odrzucając te, które nie miały wystarczającego poparcia w poprzedniej turze.

Przedstawione pomysły mogą wyglądać na skomplikowane i czasochłonne jednak jest to doskonały sposób na dobranie działań do potrzeb pracowników. Jednocześnie dyskusje, które są przy tej okazji toczone, pozwalają lepiej się poznać i zrozumieć. Można więc powiedzieć, że przygotowując działania integracyjne, pracownicy się integrują.