Rozwijaj swój biznes przez rozwój menadżerów
Rozwijanie biznesu to główna rola właściciela mikro, małej lub średniej firmy i do pewnego etapu może to robić samodzielnie. Jednak firma się rozrasta, procesy stają się co raz bardziej skomplikowane, a ich obsługa zajmuje co raz więcej czasu. Wtedy przychodzi czas na zastanowienie się, kto jest jeszcze potrzebny, żeby móc rosnąć dalej.
Kluczowy wtedy staje się proces oddawania odpowiedzialności za poszczególne procesy w firmie. W artykule omówię działania, które pomogą właścicielowi małej firmy bezpiecznie i efektywnie rozwijać firmę dzięki rozwojowi zatrudnianych pracowników.
Czy jednoosobowa firma wystarczy żeby zrealizować Twoje cele?
Na początku warto się zastanowić jak duży docelowo ma być biznes? Warto przy tym określić jaki dochód będzie zadowalający i przy jakiej ilości pracy jest możliwe go uzyskać. Wiele zależy od rynku i branży w której działa firma. Na tym etapie jest ok postanowić, że ma zawsze pozostać jednoosobową działalnością, która pozwoli na utrzymanie się właścicielowi na zadowalającym poziomie. Warunkiem jest to, że jednoosobowo można taki poziom dochodu wygenerować. To trzeba po prostu policzyć: ceny konkurencji, koszty konieczne do poniesienia, możliwa marża itp… Przy takim założeniu, trzeba być również świadomym niezbędności swojego ciągłego zaangażowania w biznes.
Owszem, wiele procesów można zautomatyzować, jednak zawsze musi być ktoś, kto „kliknie” ten przycisk. Każda firma, nawet ta jednoosobowa realizuje wszystkie procesy m.in.: marketing, sprzedaż, obsługę klienta, produkcję, finanse, hr, windykacje. Każdym z nich trzeba się cyklicznie zająć. Część można wydelegować na zewnątrz (outsourcing) wynajmując specjalistów np. biuro księgowe do prowadzenia spraw finansowych. Część można zautomatyzować ograniczając znacznie czas i energię na ich realizację np. obsługę klienta dzięki przemyślanemu programowi obsługującemu maile.
Potrzebujesz dobrych współpracowników, żeby biznes mógł rosnąć
Jeśli jednak wizja biznesu rośnie, a w planach są dochody, których nie można osiągnąć pracą jednej pary rąk, przychodzi czas na przemyślenie kto jest potrzebny do realizacji tego celu. Wielu właścicieli małych firm zakłada, że są gdzieś na rynku pracy ludzie, których wystarczy znaleźć, dać im narzędzia i już można oczekiwać, że będą dobrze pracować. Nic bardziej mylnego. Tacy pracownicy jeszcze nie istnieją. Dopiero współpraca z Właścicielem i czas poświęcony na ich przygotowanie może doprowadzić do tego, że staną się idealnymi ludźmi do rozwijania firmy.
Zatrudniając pierwszych pracowników do swojej firmy warto myśleć o nich jak o przyszłych menadżerach zarządzających działami firmy. Oczywiście, najlepiej żeby się znali na swojej robocie. Jednak, jeśli ma się Wam dobrze współpracować, równie ważne jest to żebyście mieli podobne wartości i spojrzenie na klienta. A to już trudno będzie pozyskać u nowo zatrudnionego człowieka. Żeby mógł poznać perspektywę właściciela i styl jego pracy musi spędzić z nim czas i obserwować jak pracuje i co jest dla niego ważne. Nie da się tego zrobić na jednej rozmowie.
W małej firmie każdy pracownik ma ogromny wpływ na wyniki. Rozwijanie u pracowników przedsiębiorczego myślenia pomaga w budowaniu zespołu, który jest samodzielny, proaktywny i zaangażowany. Takie podejście sprawia, że pracownicy widzą siebie jako część większej całości, a nie tylko wykonawców zadań.
Już pierwszych pracowników kształtuj na przyszłych liderów w swoim biznesie
Wielu właścicieli małych firm, przy zatrudnianiu pracownika, skupia się na jego technicznych umiejętnościach wykonywania zadań, które chce mu powierzyć. Wkłada wysiłek, żeby pracownik sprawnie i zgodnie z przyjętym standardem wykonywał powierzone mu zadania. Takie podejście sprawdza się przez pierwsze miesiące, może rok. Później natomiast wielu właścicieli narzeka, że pracownik nie wykazuje się inicjatywą. Że realizuje swoje zadania od kreski do kreski i nic ponad to. Właściciele nie dostrzegają jednak, że sami ukształtowali taką jego postawę.
Jeśli chcesz rozwijać przedsiębiorcze podejście w pracownikach, niezbędne jest zrozumienie przez nich biznesu w którym pracują. Nie wystarczy, że skupią się na swojej części, powinni wiedzieć jak funkcjonuje cała firma. Ważne jest, żebyś jako właściciel, regularnie dzielił się z zespołem kluczowymi informacjami o firmie. Jakie są przychody, jakie są główne koszty, i jakie cele strategiczne stoją przed firmą w przyszłości. Ważne jest omawianie, jak konkretne działania pracownika wpływają na wyniki firmy.
Aby rozwijać zachowania proaktywne, zachęcaj pracowników od początku współpracy do proponowania usprawnień w obszarach ich zadań. Staraj się wdrażać i nagradzać najbardziej wartościowe inicjatywy. Daj pracownikom przestrzeń na testowanie nowych rozwiązań w bezpiecznym środowisku. Żeby zrobić to bezpiecznie wyjaśnij, jakie obszary są otwarte na eksperymenty, a które muszą działać według ustalonych procedur (np. testowanie nowych metod obsługi klienta jest OK, ale eksperymentowanie z kluczowymi danymi finansowymi – nie). Po zakończeniu testów organizuj spotkania, podczas których omówicie, co się udało, co poszło nie tak i czego można się nauczyć na przyszłość.
Przykład wdrożenia w małej firmie:
- Problem: Proces obsługi klienta jest czasochłonny i mało efektywny.
- Pomysł: Jeden z pracowników proponuje nową metodę kontaktu z klientami – krótkie filmy instruktażowe zamiast długich e-maili.
- Działanie:
- Pracownik przygotowuje dwa filmy testowe.
- Filmy są wysyłane tylko do małej grupy klientów przez tydzień.
- Zbierane są opinie klientów i porównywane wyniki z tradycyjną metodą.
- Efekt: Jeśli test wypadnie pozytywnie, metoda jest rozszerzana. Jeśli nie, omawiane są wnioski i ewentualne zmiany.
W rozwijaniu odpowiedzialności u pracowników ważne jest docenianie i nagradzanie tych, którzy biorą inicjatywę i pomagają firmie osiągać cele. Pracownicy w małych firmach często zajmują się wieloma zadaniami jednocześnie. Jeśli nie mają przestrzeni na samodzielność, ich potencjał zostaje ograniczony. Budowanie autonomii nie tylko zwiększa efektywność, ale też pozwala właścicielowi firmy skupić się na strategicznych kwestiach, zamiast kontrolować każdy szczegół.
Żeby osiągnąć ten cel wdrażając nowego pracownika, zamiast dawać szczegółowe instrukcje, jasno określaj, co trzeba osiągnąć, ale pozwól mu decydować, jak to zrobi. Na przykład zamiast mówić „Wypełnij ten raport w Excelu według tej instrukcji”, powiedz: „Twoim celem jest przygotowanie raportu, który pokaże nasze wyniki w sprzedaży za ostatni miesiąc. Wybierz metodę, która dla Ciebie jest najlepsza.”
