Higiena pracy zdalnej. Sześć porad na temat dobrej organizacji w domowym biurze.
Praca zdalna to od czasów pandemii normalny sposób odbywania pracy. W pracy zdalnej, gdy czas pracy zaciera się z czasem domowym, bardzo istotna jest dobra organizacja czasu. To ona pozwoli na postawienie granic między życiem osobistym, a zawodowym.
Poniżej przedstawiamy nasze porady dotyczące dobrej organizacji w pracy zdalnej. Warto uwzględnić je w regulaminie pracy zdalnej. Regulamin powinien wspominać m.in. o rozpoczęciu i zakończeniu pracy, o sposobach komunikacji pomiędzy przełożonym i współpracownikami, a także podkreślać, że zarówno pracownik jak i przełożony powinni dbać o higienę i bezpieczeństwo pracy zdalnej.
1. Poranna rutyna
Wielu pracowników nie ma ustalonego czasu rozpoczęcia pracy i czeka na motywację do rozpoczęcia pracy. Rezultatem może być prokrastynacja, która może prowadzić do tego, że pracownicy pracują później w nocy, aby nadrobić zaległości. W przypadku pracy w domu, istnieje mniej sił zewnętrznych, które zachęcają ludzi do rozpoczęcia dnia pracy o ustalonej godzinie, na przykład brak ruchu ulicznego do pokonania lub zegara do przebicia.
Stworzenie porannej rutyny może ułatwić rozpoczęcie pracy rano i może ułatwić trzymanie się ustalonego czasu zakończenia pracy. Pomocne jest rozpoczęcie tej rutyny od nieopóźnionego pierwszego kroku. Rozpoczęcie działania jest często najtrudniejszą częścią rutyny, a kiedy już zaczniesz się ruszać, pęd do działania nabiera rozpędu. Rutyna wprowadza w rytm, który zmienia zarządzanie czasem ze świadomego zadania w nawyk.
2. Spójne godziny pracy
Jedną z największych wskazówek dotyczących rysowania linii między pracą, a życiem domowym podczas pracy zdalnej jest utrzymywanie regularnych godzin pracy. Przy pracy zdalnej i elastycznych ustaleniach dotyczących pracy, może być kuszące, aby pracować w dowolnym czasie. To może wzbudzać dezorientację. W miarę możliwości warto trzymać się regularnego harmonogramu. Zdyscyplinowanie się ramami sprawi, że znacznie łatwiej odróżnić „czas biurowy” od czasu wolnego. Rozpoczynanie i zatrzymywanie się o tych samych porach każdego dnia może pomóc umysłowi w bardziej płynnym przechodzeniu do działania.
3. Przerwy czasowe i nadgodziny
Przerwy są niezbędne i mogą być świetnym sposobem na odstresowanie i ponowne skupienie. Istnieje jednak różnica między przerwami, a rozproszeniem uwagi. Pracownicy, którzy w ciągu dnia wpadają w sidła sprawunków lub mediów społecznościowych, mogą nadmiernie kompensować to, pracując do wieczora. Takie zachowanie może przyczynić się do powstania wrażenia, że pracownicy zdalni pracują bez przerwy. Jednym ze sposobów na utrzymanie się na właściwym torze w ciągu dnia pracy może być wyznaczanie czasu przerw. Można w tym celu ustawić zegarek lub uruchomić stoper. Taki pomiar uświadomi długość przerwy i pomoże zmotywować do powrotu do pracy na czas.
Świadomość tego, jak spędzamy swój czas, jest pierwszym krokiem do jego optymalizacji. To podejście oparte na liczbach może dać konkretne dane, aby znaleźć równowagę. Warto korzystać z elektronicznego kalendarza, który można udostępnić swoim współpracownikom, dzięki czemu będą posiadać informację o tym, co robimy w danym czasie.
4. Osobne miejsce do pracy
Oddzielenie przestrzeni biurowej od przestrzeni życiowej jest jedną z najlepszych wskazówek dotyczących równowagi między pracą, a życiem prywatnym dla pracowników zdalnych. Nawet w przypadku braku oddzielnego pokoju z zamykanymi na klucz drzwiami, warto stworzyć osobne miejsca do pracy i relaksu.
Na początek trzeba wprowadź zasadę, aby nie pracować z łóżka ani przy stole obiadowym. Fizyczne oddzielenie tych przestrzeni pomoże mentalnie oddzielić te obszary.
5. „Nie” niepotrzebnym spotkaniom
Spotkania online mogą być podstępnym pochłaniaczem czasu. Wirtualne spotkania są łatwiejsze do zaplanowania i o wiele łatwiej w nich uczestniczyć niż w spotkaniach osobistych. Efektem tego jest często zbyt częste planowanie spotkań wideo i wynikające z tego zmęczenie. Można odmówić udziału w mało istotnych spotkaniach, a przynajmniej nie brać w nich udziału na żywo. Jedną z zalet spotkań online jest to, że można je nagrywać. Jeśli nasz wkład nie jest potrzebny, ale musimy znać pewne informacje przekazywane podczas spotkania, można obejrzeć nagranie po spotkaniu i zaoszczędzić czas, przewijając szybko bufory i segmenty lub pomijając sekcje, które nie są dla nas istotne.
Ta zasada może działać również w drugą stronę. Jeśli można wyjaśnić jakiś pomysł szybciej poprzez rozmowę w czasie rzeczywistym, warto zrobić krótkie spotkanie online, zamiast godzinami przesyłać wiadomości tam i z powrotem przez e-mail lub czat.
6. Wylogowanie z aplikacji do pracy
Szybkie spojrzenie na ekran wyzwala wiele epizodów przepracowania. Sprawdzanie aplikacji służbowych może być automatyczne i zanim w pełni zdamy sobie sprawę z tego, co robimy, okazuje się, że odpowiadamy na maile lub przewijamy wątki w konwersacjach grupowych. Wylogowanie się z tych narzędzi na koniec dnia pracy tworzy tarcie i zapobiega bezmyślnemu sprawdzaniu. Pozwoli oddzielić pracę od życia osobistego.
