Menadżerska sztuka planowania pracy zdalnej
W pracy zdalnej, gdy czas pracy zaciera się z czasem domowym, bardzo istotna jest dobra organizacja czasu. To ona pozwoli na postawienie granic między życiem osobistym a zawodowym.
W Lu-Bi wiemy i doradzamy jak pracować skutecznie i efektywnie w trybie zdalnym.
Manager w trybie home – office powinien:
- zarządzać efektywnie swoją kondycją psychofizyczną
- wyznaczyć godziny swej pracy, tak, aby podwładni wiedzieli w jakim czasie mogą kontaktować się telefonicznie ze swoim przełożonym
- dostarczać efekty swej pracy w wyznaczonych terminach
- punktualnie pojawiać się na zaplanowanych spotkaniach
- dbać o swój rozproszony zespół
- umieć łączyć życie prywatne z osobistym.
Stosowanie narzędzi wspomagających dobrą organizację jest elementem kluczowym i niezbędnym do jak najefektywniejszej pracy. Utworzenie systemu monitorowania spraw zwiększa prawdopodobieństwo wywiązania się ze wszystkich zobowiązań. Takowy system będzie przypominał, co należy w odpowiednim czasie zrobić.
W kalendarzu należy uwzględnić przekazywanie pracy innym, decyzje, które należy wydać lub uzyskać w określonym czasie, cykliczne terminy czy sprawy drobne, które trzeba załatwić. Pracownicy korzystający z kalendarza elektronicznego nie zapomną o sprawach, które muszą wykonać sami, ani o rzeczach, które muszą wykonać ich współpracownicy, a które mają duży wpływ na pracę całego zespołu.
Przez umiejętność zarządzania kalendarzem należy rozumieć dobrą znajomość narzędzia, jego funkcjonalności oraz możliwości jakie dostarcza. Ważnym elementem jest umiejętność i praktyka udostępniania swojego kalendarza członkom swojego zespołu. Jest to szczególne ważne w istocie pracy zdalnej, gdzie menadżerowie nie widzą naocznie i nie są do końca w stanie w pełni zweryfikować czym zajmują się ich podwładni. Niezbędne jest uzupełnianie na bieżąco swojego kalendarza, swojej dostępności, wysyłanie zaproszeń na wspólne spotkania online, a także akceptowanie lub odrzucanie zaproszeń otrzymywanych.
Planowanie oznacza przeniesienie w teraźniejszość przyszłych zdarzeń, tak aby można było zacząć pracę nad nimi w chwili obecnej. Wielu osobom regularne planowanie stwarza trudności. Jednakże im bardziej rozwinięte metody i zwyczaje związane z planowaniem, w tym większym stopniu pracownik może kontrolować swoją pracę, obciążenie nią i wypełniać swoje obowiązki, a w konsekwencji tego czas spędzany w pracy zdalnej, gdzie to życie osobiste zaciera się z zawodowym, będzie wyraźniejszy.
Zespół dobrze zorganizowanego managera będzie doceniał systematyczność przyjętej przez niego metody pracy i wynikającą z tego zdolność do przewidywania sytuacji kryzysowych i ich minimalizowania. Można poprawić koordynację pracy w zespole, kiedy jego członkowie dzielą się między sobą planami działania.
Planowanie pomaga w rozwinięciu umiejętności większego koncentrowania się w pracy zdalnej, szczególnie gdy jest ono wyjątkowo utrudnione z racji na min. konieczność opieki nad przebywającymi w domu dziećmi. Koncentrując uwagę na celach, manager poczuje się pewniejszy, że je osiągnie. Prowadzi to do dużej poprawy w organizacji pracy zdalnej, przyjmując metodę proaktywną, a nie tylko zajmując się sytuacjami kryzysowymi. Planując, manager jest bardziej otwarty na zmiany, bo potrafi działać elastycznie. Na planowanie składa się: tworzenie realistycznych, dziennych i tygodniowych planów działania, wyznaczanie krótkotrwałych i długoterminowych celów; przekładanie zadań na poszczególne czynności prowadzące do celu, samodzielne dzielenie zadania na priorytetowe, tworzenie planu dnia.
Zdobycie umiejętności realistycznego planowania pracą zdalną zapewni lepszą kontrolę nad wszystkimi przyszłymi działaniami, które w znacznej mierze są rozproszone. Czas jest zasobem stałym, pozostałymi zasobami dysponuje się w kontekście zarządzania czasem. Planowanie jest konieczne do efektywnego zarządzania. Dzięki niemu możemy przewidzieć bieg wydarzeń i ich następstwa. Planowanie pozwala nam na pracę: nad właściwym zadaniem, we właściwym czasie, z wykorzystaniem właściwych zasobów, z przewidywaniem trudności, z zapobieganiem ryzyku i możliwościom wystąpienia problemów.
Wszyscy członkowie zespołu są odpowiedzialni za planowanie: menedżer jest odpowiedzialny za ukończenie zadania w przewidzianym terminie, we właściwym czasie, z wykorzystaniem odpowiednich zasobów (ludzkich, informacyjnych itp.) i osiągnięcie oczekiwanych rezultatów; natomiast każdy członek zespołu organizuje własną pracę i przewiduje przyszłe potrzeby z nią związane. Brak przewidywania i patrzenia w przyszłość powoduje, że inni zmuszani są do nieplanowych, wykonywanych w pośpiechu działań. Planowanie jest zatem wskaźnikiem profesjonalizmu i szacunku.
